MANAJEMEN KEUANGAN SEKOLAH


 

 A. Latar Belakang

Permasalahan yang dihadapi dunia pendidikan di Indonesia adalah pemerataan, mutu dan relevansi serta efektivitas manajemen pendidikan. Manajemen pendidikan yang sentralistik yang kita laksanakan selama pemerintahan Orde Baru, dipandang  kurang mendorong terjadinya demokratisasi pengelolaan pendidikan. Manajemen pendidikan yang sentralistik tidak dapat mengakomodasi perbedaan keragaman atau kepentingan baik untuk daerah, sekolah maupun peserta didik, serta mematikan partisipasi masyarakat dalam proses pendidikan.

Berbagai upaya untuk mengatasi masalah tersebut di atas telah dilakukan, di antaranya pembaharuan dan pemantapan sistem pendidikan nasional berdasarkan pada prinsip desentralisasi manajemen pendidikan. Salah satu langkah yang dilaksanakan adalah menerapkan manajemen berbasis sekolah (MBS). Manajemen berbasis sekolah merupakan suatu konsep pengelolaan sekolah yang berawal dari kemampuan, inisiatif, dan kreativitas sekolah dalam menyelenggarakan pendidikan di sekolahnya, dan tidak tergantung pada petunjuk dari pemerintah pusat. Semua kegiatan pengambilan keputusan, perencanaan dan kebijakan penyelenggaraan pendidikan sepenuhnya berasal dari inisiatif sekolah itu sendiri dan bukan berasal dari birokrasi diatasnya. Melalui manajemen berbasis sekolah maka kemandirian sekolah dapat terwujud melalui upaya-upaya maksimal dari guru, kepala sekolah dan partisipasi masyarakat (stakeholders) dalam penyelenggaraan pendidikan.

Disamping itu untuk mewujudkan pengelolaan sekolah yang baik, perlu adanya kepala sekolah yang memiliki kemampuan sesuai tuntutan tugasnya. Untuk itu didalam Peraturan Pemerintah No 19 Tahun 2005 tetang Standar Nasional Pendidikan, pasal 38 disebutkan kriteria menjadi kepala SMP/MTs/ SMA/MA/ SMK/ MAK meliputi:

Berstatus sebagai guru SMP/MTS/SMA/MA/SMK/MAK;

  1. Memiliki kualifikasi akademik dan kompetensi sebagai agen pembelajaran sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku;
  2. Memiliki pengalaman mengajar sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun di SMP/MTs/SMA/MA/SMK/MAK; dan
  3. Memiliki kemampuan kepemimpinanan dan kewirausahaan di bidang pendidikan.

Selanjutnya di dalam pelaksanaan manajemen berbasis sekolah ada 3 (tiga) hal yang perlu dilaksanakan yaitu: (1) manajemen sekolah baik fungsi maupun substansinya dalam kerangka MBS; (2) pembelajaran aktif, kreatif, efektif dan menyenangkan (PAKEM); serta (3) peningkatan peran serta masyarakat dalam mendukung program sekolah.

Partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pendidikan, telah diamanatkan dalam UU RI No 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional pasal 8 disebutkan “masyarakat berhak berperan serta dalam perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi program pendidikan”, dan pada pasal 9 berbunyi “ masyarakat berkewajiban memberikan dukungan sumber daya dalam penyelenggaraan pendidikan”.

Masyarakat mau mendukung program sekolah apabila sekolah menyelenggara-kan manajemen pendidikan yang transparan, utamanya transparansi dalam manajemen keuangan. Sesuai dengan prinsip akuntabilitas, maka masyarakat berhak mengetahui pendayagunaan apa yang telah disumbangkannya kepada lembaga pendidikan, baik tingkat efektivitas maupun tingkat efisiensinya. Dengan demikian kepala sekolah perlu memiliki kemampuan dan keterampilan dalam mengelola keuangan secara transparan, akuntabel, efektif dan efisien. Untuk membekali calon kepala sekolah agar nantinya dapat menjadi kepala sekolah yang mampu mengelola keuangan secara baik, maka pendidikan dan pelatihan manajemen keuangan perlu dilakukan secara sistematis.

B. KONSEP MANAJEMEN KEUANGAN SEKOLAH

  1. Pengertian Manajemen Keuangan

Setiap kegiatan perlu diatur agar kegiatan berjalan tertib, lancar, efektif dan efisien. Kegiatan di sekolah yang sangat kompleks membutuhkan pengaturan yang baik. Keuangan di sekolah merupakan bagian yang amat penting karena setiap kegiatan butuh uang. Keuangan juga perlu diatur sebaik-baiknya. Untuk itu perlu manajemen keuangan yang baik. Sebagaimana yang terjadi di substansi manajemen pendidikan pada umumnya, kegiatan manajemen keuangan dilakukan melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian,pengawasan atau pengendalian. Beberapa kegiatan manajemen keuangan yaitu memperoleh dan menetapkan sumber-sumber pendanaan, pemanfaatan dana (Lipham, 1985; Keith, 1991), pelaporan, pemeriksaan dan pertanggungjawaban. Di dalam manajemen keuangan sekolah terdapat rangkaian aktivitas terdiri dari perencanaan program sekolah, perkiraan anggaran, dan pendapatan yang diperlukan dalam pelaksanaan program, pengesahan dan penggunaan anggaran sekolah. Manajemen keuangan dapat diartikan sebagai tindakan pengurusan/ ketatausahaan keuangan yang meliputi pencatatan , perencanaan, pelaksanaan, pertanggungjawaban dan pelaporan (Depdiknas Ditjen Dikdasmen, 2000). Dengan demikian manajemen keuangan sekolah merupakan rangkaian aktivitas mengatur keuangan sekolah mulai dari perencanaan, pembukuan, pembelanjaan, pengawasan dan pertanggung-jawaban keuangan sekolah.2.Tujuan Manajemen Keuangan Sekolah

Melalui kegiatan manajemen keuangan maka kebutuhan pendanaan kegiatan sekolah dapat direncanakan, diupayakan pengadaannya, dibukukan secara transparan, dan digunakan untuk membiayai pelaksanaan program sekolah secara efektif dan efisien. Untuk itu tujuan manajemen keuangan adalah:

  1. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan keuangan sekolah
  2. Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi keuangan sekolah.
  3. Meminimalkan penyalahgunaan anggaran sekolah.

Untuk mencapai tujuan tersebut, maka dibutuhkan kreativitas kepala sekolah dalam menggali sumber-sumber dana, menempatkan bendaharawan yang menguasai dalam pembukuan dan pertanggung-jawaban keuangan serta memanfaatkannya secara benar sesuai peraturan perundangan yang berlaku.

 2. Prinsip-Prinsip Manajemen Keuangan

Manajemen keuangan sekolah perlu memperhatikan sejumlah prinsip. Undang-undang No 20 Tahun 2003 pasal 48 menyatakan bahwa pengelolaan dana pendidikan berdasarkan pada prinsip keadilan, efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas publik. Disamping itu prinsip efektivitas juga perlu mendapat penekanan. Berikut ini dibahas masing-masing prinsip tersebut, yaitu transparansi, akuntabilitas, efektivitas, dan efisiensi.

  a. Transparansi

Transparan berarti adanya keterbukaan. Transparan di bidang manajemen berarti adanya keterbukaan dalam mengelola suatu kegiatan. Di lembaga pendidikan, bidang manajemen keuangan yang transparan berarti adanya keterbukaan dalam manajemen keuangan lembaga pendidikan, yaitu keterbukaan sumber keuangan dan jumlahnya, rincian penggunaan, dan pertanggungjawabannya harus jelas sehingga bisa memudahkan pihak-pihak yang berkepentingan untuk mengetahuinya. Transparansi keuangan sangat diperlukan dalam rangka meningkatkan dukungan orangtua, masyarakat dan pemerintah dalam penyelenggaraan seluruh program pendidikan di sekolah. Disamping itu transparansi dapat menciptakan kepercayaan timbal balik antara pemerintah, masyarakat, orang tua siswa dan warga sekolah melalui penyediaan informasi dan menjamin kemudahan di dalam memperoleh informasi yang akurat dan memadai.

Beberapa informasi keuangan yang bebas diketahui oleh semua warga sekolah dan orang tua siswa misalnya rencana anggaran pendapatan dan belanja sekolah (RAPBS) bisa ditempel di papan pengumuman di ruang guru atau di depan ruang tata usaha sehingga bagi siapa saja yang membutuhkan informasi itu dapat dengan mudah mendapatkannya. Orang tua siswa bisa mengetahui berapa jumlah uang yang diterima sekolah dari orang tua siswa dan digunakan untuk apa saja uang itu. Perolehan informasi ini menambah kepercayaan orang tua siswa terhadap sekolah.

b.Akuntabilitas

Akuntabilitas adalah kondisi seseorang yang dinilai oleh orang lain karena kualitas performansinya dalam menyelesaikan tugas untuk mencapai tujuan yang menjadi tanggung jawabnya. Akuntabilitas di dalam manajemen keuangan berarti penggunaan uang sekolah dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Berdasarkan perencanaan yang telah ditetapkan dan peraturan yang berlaku maka pihak sekolah membelanjakan uang secara bertanggung jawab. Pertanggungjawaban dapat dilakukan kepada orang tua, masyarakat dan pemerintah. Ada tiga pilar utama yang menjadi prasyarat terbangunnya akuntabilitas, yaitu (1) adanya transparansi para penyelenggara sekolah dengan menerima masukan dan mengikutsertakan berbagai komponen dalam mengelola sekolah , (2) adanya standar kinerja di setiap institusi yang dapat diukur dalam melaksanakan tugas, fungsi dan wewenangnya, (3) adanya partisipasi untuk saling menciptakan suasana kondusif dalam menciptakan pelayanan masyarakat dengan prosedur yang mudah, biaya yang murah dan pelayanan yang cepat

c.    Efektivitas

Efektif seringkali diartikan sebagai pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Garner(2004) mendefinisikan efektivitas lebih dalam lagi, karena sebenarnya efektivitas tidak berhenti sampai tujuan tercapai tetapi sampai pada kualitatif hasil yang dikaitkan dengan pencapaian visi lembaga. Effectiveness ”characterized by qualitative outcomes”. Efektivitas lebih menekankan pada kualitatif outcomes. Manajemen keuangan dikatakan memenuhi prinsip efektivitas kalau kegiatan yang dilakukan dapat mengatur keuangan untuk membiayai aktivitas dalam rangka mencapai tujuan lembaga yang bersangkutan dan kualitatif outcomes-nya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

d.         Efisiensi

Efisiensi berkaitan dengan kuantitas hasil suatu kegiatan. Efficiency ”characterized by quantitative outputs” (Garner,2004). Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara masukan (input) dan keluaran(out put) atau antara daya dan hasil. Daya yang dimaksud meliputi tenaga, pikiran, waktu, biaya. Perbandingan tersebut dapat dilihat dari dua hal:

1. Dilihat dari segi penggunaan waktu, tenaga dan biaya:

       Kegiatan dapat dikatakan efisien kalau penggunaan waktu, tenaga dan biaya yang sekecil-kecilnya dapat mencapai hasil yang ditetapkan.

Pada gambar di atas menunjukkan penggunaan daya C dan hasil D yang paling efisien, sedangkan penggunaan daya A dan hasil D menunjukkan paling tidak efisien.

 2.Dilihat dari segi hasil

Kegiatan dapat dikatakan efisien kalau dengan penggunaan waktu, tenaga dan biaya tertentu memberikan hasil sebanyak-banyaknya baik kuantitas maupun kualitasnya.

Tingkat efisiensi dan efektivitas yang tinggi memungkinkan terselenggaranya pelayanan terhadap masyarakat secara memuaskan dengan menggunakan sumber daya yang tersedia secara optimal dan bertanggung jawab.

BAB III
PERENCANAAN DAN SUMBER-SUMBER PENDAPATAN SEKOLAH

 

  1. Proses Perencanaan Keuangan Sekolah

Secara umum proses manajemen keuangan sekolah meliputi: perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, pelaporan dan pertanggung-jawaban. Perencanaan merupakan langkah awal dalam proses manajemen keuangan. Perencanaan adalah suatu proses yang rasional dan sistematis dalam menetapkan langkah-langkah kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pengertian tersebut mengandung unsur-unsur bahwa di dalam perencanaan ada proses, ada kegiatan yang rasional dan sistematis serta adanya tujuan yang akan dicapai. Perencanaan sebagai proses, artinya suatu kejadian membutuhkan waktu, tidak dapat terjadi secara mendadak. Perencanaan sebagai kegiatan rasional, artinya melalui proses pemikiran yang didasarkan pada data yang riil dan analisis yang logis, yang dapat dipertanggungjawabkan, dan tidak didasarkan pada ramalan yang intuitif. Perencanaan sebagai kegiatan yang sistematis, berarti perencanaan meliputi tahap-tahap kegiatan. Kegiatan yang satu menjadi landasan tahapan berikutnya. Tahapan kegiatan tersebut dapat dijadikan panduan sehingga penyimpangan dapat segera diketahui dan diatasi. Sedangkan tujuan perencanaan itu sendiri arahnya agar kegiatan yang dilaksanakan tidak menyimpang dari arah yang ditentukan. Yang perlu diperhatikan di dalam perencanaan keuangan sekolah antara lain menganalisis program kegiatan dan prioritasnya, menganalisis dana yang ada dan yang mungkin bisa diadakan dari berbagai sumber pendapatan dan dari berbagai kegiatan.

Perencanaan keuangan sekolah disesuaikan dengan rencana pengembangan sekolah secara keseluruhan, baik pengembangan jangka pendek maupun jangka panjang. Pengembangan jangka pendek berupa pengembangan satu tahunan. Pengembangan jangka panjang berupa pengembangan lima tahunan, sepuluh tahunan, bahkan dua puluh lima tahunan. Berdasarkan rencana pengembangan sekolah, baik jangka pendek maupun jangka panjang, maka dibuatlah perencanaan keuangan sekolah baik perencanaan jangka pendek maupun jangka panjang.

Kalau dianalisis pembuatan perencanaan keuangan, Garner( 2004) merumuskan sikuensi perencanaan keuangan yang strategis sebagai berikut: 1) misi (mission), 2) tujuan jangka panjang(goals), 3) tujuan jangka pendek(objectives), 4) program, layanan, aktivitas(programs, services, activities), tujuan jangka panjang, tujuan jangka pendek berdasarkan kondisi riil unit sekolah(site-based unit goals & objectives), 5) target: baik outcomes maupun outputs, 6) anggaran(budget), dan 7) perencanaan keuangan yang strategis (strategic financial plan). Selanjutnya proses penyiapan perencanaan keuangan yang strategis dapat dilihat pada Gambar 3.1 di bawah ini:

Gambar 3.1. Perencanaan Keuangan yang Strategis

Siklus tersebut menunjukkan bahwa pembuatan rencana strategis memerlukan langkah-langkah sebagai berikut:

  1. Misi, tujuan jangka panjang dan tujuan jangka pendek perlu dirumuskan pimpinan sekolah
  2. Tujuan jangka panjang, tujuan jangka pendek, dan target yang ingin dicapai berdasarkan kondisi riil sekolah perlu dipahami oleh seluruh warga sekolah.
  3. Berdasarkan kondisi riil sekolah, maka dirumuskan perencanaan keuangan yang strategis.
  4. Perencanaan keuangan strategis sudah dirumuskan, menjadi bahan masukan pada pengembangan misi dan tujuan sekolah pada periode berikutnya.

Proses perumusan perencanaan keuangan yang strategis, memerlukan kajian secara cermat tentang evaluasi diri lembaga pendidikan yang bersangkutan, visi, misi, tujuan jangka panjang dan tujuan jangka pendek lembaga pendidikan. Kemudian ditetapkan program kegiatan dan berbagai layanan yang dilaksanakan lembaga pendidikan yang sesuai dengan tujuan jangka panjang dan pendek serta target yang akan dicapai baik output maupun outcomes-nya, dan disusunlah anggaran sehingga jadilah perencanaan keuangan yang strategis sesuai dengan kondisi sekolah.

Visi sekolah menjadi pedoman dalam pengembangan program sekolah. Visi adalah wawasan yang menjadi sumber arahan bagi sekolah, pandangan jauh kedepan kemana sekolah akan dibawa. Visi sekolah digunakan untuk memandu perumusan misi sekolah dan perumusan tujuan sekolah. Contoh rumusan visi sekolah, yaitu terwujudnya siswa yang berkualitas dan lulusan yang unggul sehingga mampu bersaing di tingkat daerah, nasional dan internasional.

Bertolak dari rumusan visi sekolah selanjutnya dirumuskan misi sekolah. Misi merupakan kegiatan yang harus diemban untuk menjawab pencapaian visi yang ditetapkan. Contoh perumusan misi sekolah, yaitu terlaksananya kegiatan belajar mengajar yang kondusif dalam lingkungan sekolah yang aman, tertib, disiplin, bersih yang didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai; terciptanya hubungan yang harmonis antar personil di sekolah. Selanjutnya rumusan tujuan jangka panjang dan jangka pendek dan target pencapaiannya diselaraskan dengan visi dan misi sekolah.

Disamping memperhatikan program pengembangan sekolah, perencanaan keuangan sekolah juga mengacu pada penyelenggaraan pendidikan di sekolah secara keseluruhan. Kepmendiknas Nomor 056/U/2001 menyebutkan penyelenggaraan pendidikan di sekolah meliputi (1) pelayanan yang bersifat teknis edukatif untuk proses belajar mengajar baik teori maupun praktek untuk seluruh mata pelajaran dan penilaian hasil belajar; (2) pelayanan yang bersifat penunjang untuk operasionalisasi ruang belajar dan kegiatan ekstra kurikuler; (3) pengadaan dan perawatan buku pelajaran, peralatan pendidikan, alat pelajaran, peralatan laboratorium, perpustakaan dan peralatan praktik keterampilan serta bahan praktik laboratorium dan keterampilan; (4) pengadaan dan perawatan sarana kegiatan penunjang seperti sarana administrasi, gedung sekolah, ruang kelas, fasilitas sekolah dan lingkungan; (5) penyediaan daya dan jasa seperti listrik, telepon, gas dan air; (6) perjalanan dinas kepala sekolah dan guru; (7) pelayanan kemasyarakatan, pemberdayaan Komite Sekolah, kegiatan sosial; (8) penyelenggaraan lomba yang diikuti siswa dan atau guru; (9) pelayanan habis pakai untuk keperluan sekolah seperti surat kabar; (10) penyediaan gaji guru dan non-guru, tunjangan, honorarium, lembur, transportasi, insentif dan lainnya yang menunjang pendidikan. Berdasarkan komponen penyelenggaraan pendidikan tersebut, tiap kepala sekolah menentukan program prioritas yang perlu dilaksanakan dalam satu tahun anggaran, kemudian dijadikan program kegiatan yang perlu mendapatkan dana.

Pada tahap perencanaan, analisis kebutuhan pengembangan sekolah dalam kurun waktu tertentu menjadi fokus utama yang perlu diperhatikan. Kebutuhan dalam satu tahun anggaran, lima tahun, sepuluh tahun, bahkan dua puluh lima tahunan. Perencanaan dibuat oleh kepala sekolah, guru, staf sekolah dan pengurus komite sekolah. Mereka mengadakan pertemuan untuk menentukan kebutuhan dan menentukan kegiatan sekolah dalam waktu tertentu. Berdasarkan analisis ini diperoleh banyak kegiatan yang perlu dilakukan sekolah dalam satu tahun, lima tahun, sepuluh tahun, atau bahkan dua puluh lima tahun. Untuk itu perlu diurutkan tingkat kebutuhan kegiatan dari yang paling penting sampai kegiatan pendukung yang mungkin bisa ditunda pelaksanaannya. Hal ini terkait dengan tersedianya waktu, keberadaan tenaga dan jumlah dana yang tersedia atau yang bisa diupayakan ketersediaannya. Analisis sumber-sumber dana dan jumlah nominal yang mungkin diperoleh, dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan hasil analisis yang dilakukan. Perpaduan analisis kegiatan dan sumber dana serta menyangkut waktu pelaksaannya ini seringkali menghasilkan apa yang dinamakan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS). Setiap sekolah wajib menyusun RAPBS sebagaimana diamanatkan di dalam pasal 53 Peraturan Pemerintah No 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, yaitu Rencana Kerja Tahunan hendaknya memuat rencana anggaran pendapatan dan belanja satuan pendidikan untuk masa kerja satu tahun;

RAPBS merupakan rencana perolehan pembiayaan pendidikan dari berbagai sumber pendapatan serta susunan program kerja tahunan yang terdiri dari sejumlah kegiatan rutin serta beberapa kegiatan lainnya disertai rincian rencana pembiayaannya dalam satu tahun anggaran. Dengan demikian RAPBS berisi tentang ragam sumber pendapatan dan jumlah nominalnya baik rutin maupun pembangunan, ragam pembelanjaan dan jumlah nominalnya dalam satu tahun anggaran.

Penyusunan RAPBS perlu memperhatikan asas anggaran antara lain:

  1. Asas kecermatan

       Anggaran harus diperkirakan secara cermat, baik dalam hal penjumlahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian sehingga dapat efektif dan terhindar dari kekeliruan dalam penghitungan.

  1. Asas Terinci

       Penyusunan anggaran dirinci secara baik sehingga dapat dilihat rencana kerja yang jelas serta dapat membantu unsur pengawasan.

  1. Asas Keseluruhan

       Anggaran yang disusun mencakup semua aktivitas keuangan dari suatu organisasi secara menyeluruh dari awal tahun sampai akhir tahun anggaran.

  1. Asas Keterbukaan

       Semua pihak yang telah ditentukan oleh peraturan atau pihak yang terkait dengan sumber pembiayaan sekolah dapat memonitor aktivitas yang tertuang dalam penyusunan anggaran maupun dalam pelaksanaannya.

  1. Asas Periodik

       Pelaksanaan anggaran mempunyai batas waktu yang jelas.

  1. Asas Pembebanan.

       Dasar pembukuan terhadap pengeluaran dan penerimaan anggaran perlu diperhatikan. Kapan suatu anggaran pengeluaran dibebankan kepada anggaran ataupun suatu penerimaan menguntungkan anggaran perlu diperhitungkan secara baik.

Dalam penyusunan RAPBS, kepala sekolah sebaiknya membentuk tim yang terdiri dari dewan guru dan pengurus komite sekolah. Setelah tim dan Kepala Sekolah menyelesaikan tugas, merinci semua anggaran pendapatan dan belanja sekolah, Kepala Sekolah menyetujuinya. Pelibatan para guru dan pengurus komite sekolah ini akan diperoleh rencana yang mantap, dan secara moral semua guru, kepala sekolah dan pengurus komite sekolah merasa bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana tersebut.

Proses penyusunan RAPBS yang partisipatif dapat dilihat pada Gambar 3.2 sebagai berikut:

Kepala sekolah mempelajari visi, misi, program utama sekolah yang telah ada

Kepala sekolah mengundang guru dan Pengurus Komite Sekolah untuk menyusun draft RAPBS

Kepala sekolah bersama guru dan Pengurus Komite Sekolah membahas draft dan menetapkan RAPBS

RAPBS sudah siap dilaksanakan

Dalam menetapkan jumlah anggaran, dua hal yang perlu diperhatikan yaitu unit cost (satuan biaya) dan volume kegiatan. Setiap program dan penganggarannya perlu memperhatikan kedua hal tersebut. Misalnya untuk anggaran rutin, SBP (Sumbangan Biaya Pendidikan), BKM(Bantuan Khusus Murid), jenis kegiatan dan satuan biayanya sudah ditentukan. Kepala Sekolah bersama guru dan pihak lain yang terlibat langsung misalnya komite sekolah diharapkan menyusun prioritas penggunaan dana per-mata anggaran secara cermat.

Secara rinci langkah penyusunan RAPBS, yaitu:

  1. Inventarisasi kegiatan untuk tahun yang akan datang, baik kegiatan rutin maupun kegiatan pembangunan/ pengembangan berdasarkan evaluasi pelaksanaan kegiatan pada tahun sebelumnya, analisis kebutuhan tahun berikutnya, dan masukan dari seluruh warga sekolah maupun Komite Sekolah.
  2. Inventarisasi sumber pembiayaan baik dari rutin maupun pengembangan.
  3. Penyusunan Rencana Kegiatan Sekolah(RKS) yang lengkap berdasarkan Langkah poin (1) dan (2). Kepala Sekolah membuat tabel RKS yang terdiri dari kolom-kolom nomor urut, uraian kegiatan, sasaran, kolom-kolom perincian dana dari berbagai sumber, dan kolom jumlah. Tabel tersebut diisi sesuai kolom yang ada.
  4. Penyusunan RAPBS. Kepala Sekolah membuat tabel RAPBS yang terdiri dari kolom-kolom, yaitu kolom rencana penerimaan dan jumlahnya, kolom rencana pengeluaran dan jumlahnya. Tabel tersebut diisi kemudian ditandatangani oleh Kepala Sekolah dan Ketua Komite Sekolah dan diketahui oleh Kepala Dinas Pendidikan setempat.

Contoh daftar isian RAPBS dapat dilihat pada Tabel 3.1 berikut ini:

Tabel 3.1 Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah

Anggaran Pendapatan Dan Belanja Sekolah

Tahun Pelajaran …

Sekolah Menengah Atas/Kejuruan Negeri ……………….

 

No RENCANA PENDAPATAN JUMLAH

(Rp)

No RENCANA PENGELUARAN JUMLAH

(Rp)

1 Saldo Tahun Lalu ………….. 1 Gaji PNS ……………..
2 Gaji PNS ………….. 2 Belanja Pemeliharaan ……………..
3 UUDP ………….. 3 Belanja Daya …………..
4 Sumbangan Biaya Pendidikan   4 Belanja Barang …………..
 
  1. Iuran Rutin Kelas X
………….. 5 Program Unggulan …………..
 
  1. Iuran Rutin Kelas XI
………….. 6 KBM/Peningkatan Mutu …………..
 
  1. Iuran Rutin Kelas XII
………….. 7 Kesiswaan …………..
5 Bantuan Pemerintah Insidental ………….. 8 Administrasi …………..
6 Dana Pengembangan Pendidikan ………….. 9 Sarana Prasarana …………..
7 Dana Swadaya Masyarakat ………….. 10 Kegiatan Perjalanan Dinas …………..
8 Sumber Lain   11 Koordinasi dengan Instansi Lain …………..
 
  1. Mutasi Siswa
………….. 12 Insentif Guru dan Karyawan …………..
 
  1. Kopsis tab. Selama 3 tahun (kelas III)
………….. 13 Biaya operasional Dewan …………..
 
  1. BOMM
………….. 14 TOEFL kls X dan XI …………..
 
  1. Hasil usaha kantin sekolah
………….. 15 Evaluasi …………..
 
  1. Sumbangan tidak mengikat/Sodakoh
………… 16 Praktikum …………..
  ………………. …………… 17 Komputer dan Internet …………..
      18 Penerbitan Majalah Siswa …………..
      19 Buku Pedoman Nilai Non

Akademis Kelas X

…………..
      20 Perpustakaan …………..
      21 Foto dan Kartu Pelajar kelas X …………..
      22 Psikotes dan buku Pribadi siswa

Kelas X

…………..
      23 Bimbingan Intensif Kelas III …………..
      24 Kegiatan Akhir Tahun dan Wisuda ……………..
  Jumlah Keseluruhan ………………   Jumlah Keseluruhan ……………….

                                                                        ………….,………………20..

Ketua Komite Sekolah,                                      Kepala Sekolah…………….,

………………………….                                      ……………………………..

Mengetahui

Kepala Dinas Pendidikan

………………………….,

  1. Sumber-Sumber Pendapatan Sekolah

Kebutuhan dana untuk kegiatan operasinal secara rutin dan pengembangan program sekolah secara berkelanjutan sangat dirasakan setiap pengelola lembaga pendidikan. Semakin banyak kegiatan yang dilakukan sekolah semakin banyak dana yang dibutuhkan. Untuk itu kreativitas setiap pengelola sekolah dalam menggali dana dari berbagai sumber akan sangat membantu kelancaran pelaksanaan program sekolah baik rutin maupun pengembangan di lembaga yang bersangkutan.

Pasal 46 Undang-undang No 20 Tahun 2003 menyatakan pendanaan pendidikan menjadi tanggung jawab bersama antara Pemerintah, pemerintah daerah, dan masyarakat.

Berdasarkan tuntutan kebutuhan di sekolah tersebut utamanya kebutuhan pengembangan pembelajaran yang sangat membutuhkan biaya yang relatif banyak, maka sumber pendapatan diupayakan dari berbagai pihak agar membantu penyelenggaraan pendidikan di sekolah, disamping sekolah perlu melakukan usaha mandiri yang bisa menghasilkan dana. Hal ini akan terwujud apabila menajemen sekolah dilaksanakan dengan sebaik-baiknya di samping kreativitas sekolah juga menjadi andalan utama. Berbagai perkembangan yang ada di abad 21, (Garner,2004) mengungkapkan adanya pengaruh langsung maupun tidak langsung dalam meningkatkan perolehan keuangan sekolah, yaitu praktek pembukuan yang sesuai dengan akuntansi(accounting), sekolah yang memiliki piagam (charter schools), daya tarik sekolah(magnet school), privatisasi sekolah(the privatization of school), vouchers, sistem yang terbuka dalam mengelola sekolah ( open systems), dan manajemen berdasarkan kondisi riil sekolah

(site-based management).

Untuk itu sekolah perlu memenuhi poin-poin tersebut agar perolehan dana bisa lebih ditingkatkan. Hal ini terjadi karena masyarakat sangat mempercayai keunggulan sehingga mereka merasa respek terhadap lembaga pendidikan.

Sumber-sumber pendapatan sekolah bisa berasal dari pemerintah, usaha mandiri sekolah , orang tua siswa, dunia usaha dan industri, sumber lain seperti hibah yang tidak bertentangan dengan peraturan perundangan yang berlaku, yayasan penyelenggara pendidikan bagi lembaga pendidikan swasta, serta masyarakat luas. Berikut ini disajikan rincian masing-masing sumber pendapatan sekolah.

Sumber keuangan dari pemerintah bisa berasal dari pemerintah pusat, pemerintah kabupaten/ kota. Sumber keuangan pendidikan yang berasal dari pemerintah pusat dialokasikan melalui Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN), sedangkan yang berasal dari pemerintah kabupaten dan kota dialokasikan melalui Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah(APBD). Selanjutnya melalui kebijakan pemerintah yang ada, di tahun 2007 di dalam pengelolaan keuangan dikenal sumber anggaran yang disebut Dana Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA). DIPA meliputi Administrasi Umum, yaitu alokasi dari Pemerintah yang bersumber APBN penerimaan dari pajak , dan Penerimaan Negara Bukan Pajak(PNBP) yang bersumber dari dana masyarakat

Beberapa kegiatan yang merupakan usaha mandiri sekolah yang bisa menghasilkan pendapatan sekolah antara lain : (1) pengelolaan kantin sekolah, (2) pengelolaan koperasi sekolah, (3) pengelolaan wartel, (4) pengelolaan jasa antar jemput siswa, (5) panen kebun sekolah, (6) kegiatan yang menarik sehingga ada sponsor yang memberi dana, (7) kegiatan seminar/ pelatihan/ lokakarya dengan dana dari peserta yang bisa disisihkan sisa anggarannya untuk sekolah, (8) penyelenggaraan lomba kesenian dengan biaya dari peserta atau perusahaan yang sebagian dana bisa disisihkan untuk sekolah.

Pengelolaan kantin sekolah memiliki manfaat tersedianya makanan dan minuman yang sehat dan bergizi, harganya yang terjangkau oleh warga sekolah, juga memiliki nilai bisnis yang menguntungkan bagi sekolah. Hasil penjualan atau sewa tempat penjualan dikumpulkan sehingga menjadi sumber rutin yang diterima pihak sekolah.

Pengelolaan kantin sekolah perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

  1. Tempat kantin strategis di dalam sekolah, yang memudahkan warga sekolah untuk mengunjunginya, serta dapat terpantau oleh pengelola sekolah.
  2. Bangunan kantin didesain secara baik, indah, bersih, nyaman sehingga menyenangkan pengunjungnya.
  3. Menu makanan dan minuman bervariasi sesuai selera pembeli dan berkualitas baik, namun harganya diusahakan yang semurah mungkin.
  4. Keuangan kantin atau hasil pengelolaan kantin dikelola secara transparan.

Selain pengelolaan kantin sekolah, usaha yang bisa dilakukan sekolah untuk menambah pendapatan sekolah yaitu pengelolaan koperasi sekolah. Adanya koperasi sekolah disamping memiliki manfaat tersedianya kebutuhan pokok dengan harga yang terjangkau oleh warga sekolah, juga memiliki nilai bisnis yang menguntungkan bagi sekolah. Terkait dengan kebutuhan siswa, usaha koperasi bisa berupa toko yang menyediakan seragam sekolah, buku tulis dan cetak, alat tulis dan kebutuhan belajar lainnya. Terkait dengan kebutuhan guru, koperasi bisa menyediakan seragam guru, alat tulis dan kebutuhan rumah tangga misalnya penyediaan sembako dan kebutuhan lainnya. Selain toko yang menyediakan kebutuhan guru, koperasi bisa mengelola usaha simpan pinjam dengan suku bunga yang lebih rendah daripada suku bunga di bank agar guru dan pegawai sekolah tertarik serta merasa diuntungkan oleh adanya koperasi di sekolah. Usaha kavling tanah dan perumahan juga bisa diusahakan oleh sekolah kalau memang sekolah mampu melakukannya. Tentu saja pengurus koperasi harus bekerja sma dengan perbankan agar diperoleh modal yang sesuai kebutuhan.

Pengelolaan koperasi sekolah yang efektif perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

  1. Tempat koperasi strategis di dalam sekolah, yang memudahkan warga sekolah untuk mengunjunginya, serta dapat terpantau oleh pengelola sekolah.
  2. Bangunan koperasi didesain secara baik, indah, bersih, nyaman sehingga menyenangkan pengunjungnya.
  3. Ragam barang yang dijual di koperasi bervariasi sesuai kebutuhan pembeli dan berkualitas baik, namun harganya diusahakan yang semurah mungkin.
  4. Keuangan koperasi atau hasil pengelolaan koperasi dikelola secara transparan dan sesuai dengan standar pembukuan koperasi.

Hasil usaha koperasi dikumpulkan sehingga menjadi sumber rutin yang diterima pihak sekolah.

Pengelolaan wartel yang tepat juga bisa merupakan pemasukan pendapatan rutin bagi sekolah. Dalam hal ini perlu ditunjuk petugas yang mampu mengelola kegiatan secara tertib, teliti dan memiliki tingkat kejujuran yang tinggi.

Pengelolaan jasa antar jemput bagi siswa, barangkali bisa dilakukan bagi sekolah yang lokasinya jauh dari jalur transportasi umum, meskipun usia anak SMA/SMK mungkin kurang berminat menggunakannya. Tetapi tidak ada salahnya kalau pihak sekolah menjajagi kemungkinan banyak siswa yang berminat menggunakannya.

Sekolah yang masih memiliki lahan luas bisa mengelola lahannya dengan menanam tumbuhan yang hasilnya bisa dijual dan bisa menjadi pemasukan pendapatan bagi sekolah. Tentunya sekolah perlu bekerja sama dengan penggarap tanah di sekitar sekolah, agar semua kegiatan berjalan lancar

Sekolah bisa menyelenggarakan kegiatan yang menarik warga di dalam sekolah dan perusahaan di sekitar sekolah, sehingga ada sponsor yang memberi dana ke sekolah. Kegiatan ini bisa berupa gerak jalan sehat, pertandingan sepak bola antar sekolah atau kegiatan yang sejenis. Apabila ada dana yang masuk, sekolah bisa menyisihkan sebagian untuk sekolah.

Kegiatan seminar, pelatihan, lokakarya dengan dana dari peserta yang bisa disisihkan sisa anggarannya untuk sekolah. Penyelenggaraan kegiatan ini tentunya harus dipilih tema yang hangat, perkembangan terkini sehingga menantang peserta mengikutinya. Apabila ada dana yang masuk, sekolah bisa menyisihkan sebagian untuk sekolah.

Penyelenggaraan gelar dan lomba kesenian antar sekolah dengan biaya dari peserta atau perusahaan yang berminat membantunya. Sebagian dana bisa disisihkan untuk sekolah.

Selain yang sudah disebutkan di atas, masih ada sumber pembiayaan alternatif yang berasal dari proyek pemerintah baik yang bersifat block grant maupun yang bersifat matching grant(imbal swadaya). Di tahun anggaran 1997 sampai dengan 2003, sumber alternatif itu dikucurkan oleh Proyek Perluasan dan Peningkatan Mutu Pendidikan melalui mekanisme block grant maupun yang bersifat matching grant. Terdapat 13 kegiatan Proyek di sekolah yang dapat didanai dengan sumber anggaran tersebut( Imron, 2004).

Sumber dana yang berasal dari orang tua siswa dapat berupa sumbangan fasilitas belajar siswa, sumbangan pembangunan gedung, iuran BP3, dan SPP. Selain itu bisa juga sekolah mengembangkan penggalian dana dalam bentuk:

  1. Amal jariyah
  2. Zakat mal
  3. Uang tasyakkuran
  4. Amal Jumat

Sumber dana dari dunia usaha dan industri dilakukan melalui kerja sama dalam berbagai kegiatan, baik bantuan berupa uang maupun berupa bantuan fasilitas sekolah. Sumber dana dari masyarakat demikian juga bisa berupa uang maupun berupa bantuan fasilitas sekolah.

Untuk memperoleh dana dari berbagai pihak utamanya dari dana hibah atau block grant, kepala sekolah perlu menyusun proposal yang menggambarkan kebutuhan pengembangan program sekolah. Komponen proposal dapat disusun sebagai berikut: rumusan visi, misi, dan tujuan sekolah, identifikasi tantangan nyata yang dihadapi sekolah, sasaran, identifikasi fungsi-fungsi sasaran, analisis SWOT, alternatif langkah-langkah pemecahan persoalan, rencana dan Program Peningkatan mutu, anggaran dan rincian penggunaannya.

 

  1. Masalah-Masalah Terkait dengan Penyusunan RAPBS

Salah satu implikasi dari penerapan Manajemen Berbasis Sekolah sebagaimana diamanatkan dalam perundang-undangan sistem pendidikan  adalah diharuskannya pimpinan sekolah (terutama Kepala Sekolah) untuk mengemban tanggung jawab yang lebih besar dalam proses pengembangan RAPBS. Oleh karena itu disarankan agar pimpinan itu menyadari berbagai masalah yang harus mereka hadapi untuk melaksanakan tanggung jawab yang besar itu. Berikut ini diuraikan beberapa masalah yang sering muncul dalam proses penyusunan RAPBS.

  1. Anggaran diusulkan didasarkan uang yang tersedia dan tidak didukung pengetahuan yang memadai

Sekolah yang melibatkan guru atau pihak lain dalam penyusunan anggaran kadang-kadang mendapati usulan anggaran dari orang-orang yang tidak benar-benar membutuhkan apa yang mereka minta atau tidak memiliki pengetahuan yang cukup mengenai barang-barang itu atau bagaimana mereka akan menggunakannya. Banyak guru, misalnya, mengusulkan produk-produk baru komputer yang mereka ketahui hanya melalui cerita dari mulut ke mulut bahwa produk itu efektif membantu kegiatan belajar siswa.

Untuk mencegah masalah ini disarankan agar kepala sekolah meminta semua pihak yang mengajukan anggaran untuk membuat alasan-alasan tertulis pada setiap butir usulan, bagaimana akan digunakan, dan sejauh mana calon pengguna itu telah memahami pengetahuan yang diperlukan untuk memanfaatkan barang yang diusulkan itu atau pengetahuan atau keterampilan apa yang ia perlukan agar dapat memanfaatkannya dengan baik. Selain itu pengusul juga perlu diminta menunjukkan apakah usulannya tersebut benar-benar dibutuhkan atau bersifat esensial.

  1. Kurang lengkapnya penjelasan tentang pentingnya usulan anggaran untuk meningkatkan belajar siswa

Usulan anggaran dapat dimaksudkan untuk penggantian atau penambahan barang yang dimiliki. Masalah yang sering muncul berkaitan dengan ini adalah bahwa ketidakjelasan keterkaitan antara item-item yang diusulkan itu dengan peningkatan kegiatan beajar siswa dan bagaimana peningkatan itu akan diukur. Untuk mencegah hal ini kepala sekolah perlu meminta para pengusul untuk memberikan alasan-alasan yang kuat bagaimana barang-barang yang diusulkan akan membantu meningkatkan belajar siswa dan bagaimana peningkatan belajar itu akan diukur.

  1. Penurunan anggaran pendidikan dari tahun ke tahun

Kebijakan wakil rakyat, kondisi perekonomian, pergantian pemimpin politik (bupati, wali kota, gubernur) di daerah atau program-program kemasyara­kat­an lain sering berdampak pada pengurangan anggaran pendidikan yang disediakan oleh pemerintah. Selain beberapa kondisi eksternal itu, penurunan anggaran juga sering terjadi karena faktor internal sekolah. Penurunan jumlah siswa merupakan kondisi internal yang paling dominan penurunan anggaran sekolah. Kemungkinan terjadinya pengurangan semacam ini sangat beragam antara daerah yang satu dengan daerah yang lain.  Namun demikian tidak ada satu daerahpun yang dapat menjamin terbebas dari hal itu.

Apabila terjadi, penurunan anggaran semacam itu bukan merupakan persoalan yang sederhana. Pengurangan itu dapat berakibat pada modifikasi atau eliminasi program,  pengurangan staf, penundaan pemeliharaan dan perbaikan fasilitas, yang dapat berdampak pada timbulnya frustrasi, kekecewaan dan penurunan moral kerja. Meskipun tidak semua dampak pengurangan anggaran itu dapat dihindarkan, namun akibatnya dapat diminimalkan apabila pendekatan panganggaran yang digunakan rasional dan adil. Salah satu pendekatan yang tampaknya dapat membantu mengatasi dampak tersebut adalah pendekatan yang disebut “zero-base budgeting” atau penganggaran tanpa pertumbuhan yang dikenal dengan ZBB (Gorton dan Schneider, 1991).

ZBB berusaha untuk menghindarkan penganggaran yang tidak menentu, dalam mana anggaran yang ada tidak dipersoalkan dan perhatian difokuskan hanya pada anggaran yang baru atau anggaran tambahan yang akan diberikan. Selain itu, ZBB juga mempertimbangkan keseluruhan anggaran dan memerlukan perbandingan antar semua bidang anggaran. Mundt, Olsen, dan Steinberg (dalam Gorton dan Schneider, 1991:163) mendefinisikan ZBB sebagai

a process in which ‘decision packages’ are prepared to describe the funding of existing and new programs at alternative service levels, both lower and higher than current level, and funds are allocated to program based on rankings of these alternatives”

Dengan kata lain, dalam penerapan ZBB, sekolah harus melakukan justifikasi yang ketat terhadap setiap butir anggaran yang diusulkan setiap tahun. Justifikasi itu harus mencakup rasional, tujuan dan sasaran, kriteria evaluasi, dan sumber daya yang dibutuhkan bagi level-level alternatif layanan pada masing-masing program. Langkah-langkah umum ZBB meliputi:

  1. Identifikasi unit-unit pengambilan keputusan (dibatasi pada program-program yang membutuhkan sumber daya).
  2. Analisis paket-paket keputusan (dokumen yang memaparkan tujuan, kegiatan, sumber daya dan anggaran masing-masing keputusan).
  3. Membuat peringkat paket keputusan.
  4. Pengalokasian anggaran.
  5. Penyiapan anggaran resmi.

Selain langkah-langkah di atas, Hudson dan Steinberg (dalam Gorton dan Schneider, 1991) menyarankan biang-bidang sebagai berikut sebagai pertimbangan dalam penentuan prioritas.

  1. Budget Pad. Pada anggaran yang baik biasanya terdapat marjin pengaman. Jika kondisi memaksa dilakukan pengurangan anggaran, pada alokasi ini yang dapat dipertimbangkan untuk dilakukan penghematan.
  2. Pengurangan jumlah kelas. Apabila penurunan jumlah siswa terjadi pada kelas tertentu atau, di SMK, pada program keahlian tertentu hingga mencapai angka kurang dari batas minimal, pelajaran-pelajaran yang bersifat duplikasi dapat dikurangi tanpa mengurangi kualitas atau standar yang ditetapkan dalam KTSP.
  3. Fungsi-fungsi layanan non-pembelajaran. Karena terjadi pengurangan anggaran, perlu dilakukan pengkajian kembali terhadap kegiatan-kegiatan non-pembelajar­an seperti pemeliharan, transportasi, premi asuransi, prosedur pengadaan yang lebih efisien, tanpa mengurangi program pembelajaran.
  4. Rencana bidang prasarana. Jika anggaran tepaksa harus dikurangi, perlu dilakukan peninjauan kembali rencana-rencana renovasi atau pembangunan gedung atau pengadaan prasarana lainnya.
  5. Layanan pendukung pembelajaran. Penurunan jumlah siswa dapat berdampak pada menurunnya kebutuhan bahan, staf layanan khusus seperti bimbingan konseling, media pembelajaran, dan kegiatan administrasi. Oleh karena itu dipertimbangkan pengurangan pada kebutuhan-kebutuhan itu tanpa mengurangi standar kualitas.
  6. Program pembelajaran. Pengurangan program ini dapat dilakukan hanya jika pengurangan anggaran tidak teratasi dengan semua usaha yang disebutkan di atas.
  7. Kurangnya kemampuan dalam mengevaluasi usulan anggaran

Kepala sekolah biasanya seorang generalis yang bekerja bersama sekelompok guru yang merupakan para spesialis mata pelajaran tertentu. Kepala sekolah ada kalanya juga memiliki spesialisasi di bidang-bidang tertentu. Akan tetapi kecil kemungkinannya seorang kepala sekolah mampu menguasai dengan baik semua bidang dalam program pendidikan. Konsekuensinya, selama penyusunan RAPBS, kepala sekolah sering menerima usulan anggaran pada bidang-bidang yang ia hanya memiliki pengetahuan yang sangat terbatas.

Untuk mengurangi dampak negatif dari keterbatasan tersebut, kepala sekolah dapat melakukan satu atau lebih dari alternatif-alternatif berikut. Pertama, kepala sekolah dapat meminta guru yang memiliki keahlian yang cukup untuk membantu melakukan justifikasi usulan yang kepala skeolah tidak memiliki cukup pengetahuan. Dampak negatif dari alternatif ini adalah kepala sekolah dapat dipandang hanya sebagai tukang stempel atas usulan anggaran yang dibuat guru.

Alternatif kedua adalah kepala sekolah berusaha meningkatkan pengetahuannya tentang hal-hal yang ia belum tahu. Meskipun cara ini fisibel dan harus diusahakan semaksimal mungkin oleh kepala sekolah sebagai bagian dari tanggung jawab yang diembannya, meskipun cara itu tetap tidak akan mampu menjawab semua masalah di atas.

Alternatif ketiga adalah memanfaatkan jasa konsultansi dari orang-orang yang ada di lingkungan sekolah yang dapat membantu kepala sekolah, seperti pengawas mata pelajaran, atau ahli dari universitas untuk mengevaluasi usulan anggaran yang bersifat khusus di atas. Dengan asumsi bahwa konsultan semacam itu dapat diperoleh, kepala sekolah harus tetap hati-hati dalam memilih konsultan agar obyektivitas penilaian usulan anggaran benar-benar terjamin.

  1. Permintaan untuk membeli barang bermerk tertentu atau ancaman sentralisasi anggaran

Banyak pihak yang mengusulkan anggaran menuntut merk-merk tertentu karena mereka yakin bahwa merk itu memiliki kualitas dan kesesuaian yang tinggi dengan kebutuhan mereka. Terkait dengan usulan semacam ini muncul karena hal itu terlarang dalam proses pengadaan yang menggunakan anggaran pemerintah. Pengadaan melalui tender melarang penyebutan merk tertentu atas barang atau jasa yang akan diadakan dengan maksud agar diperoleh harga terrendah dalam rangka efisiensi penggunaan uang negara.

Untuk mengatasi hal itu, pengusul anggaran harus berusaha keras agar barang yang diperoleh terjaga kualitas, keawetan, dan kebermanfaatanya dengan cara menyebutkan secara rinci spesifikasi barang atau jasa yang diusulkan. Selain itu keterlibatan para pengguna dalam penentuan usulan anggaran juga merupakan cara yang dapat membantu mengatasi permasalahan merk tersebut. Keterlibatan pengguna ini juga akan mendorong optimalisasi pemanfaatan ketika barang itu telah tersedia.

Selain itu, kecenderungan menggunakan barang dengan merk tertentu juga dapat bermasalah ketika harus terjadi pergantian staf. Staf pengganti akan mengalami kesulitan jika sebelumnya ia tidak pernah mengoperasikan barang dengan merk tertentu itu.

  1. Kurangnya pembinaan, komunikasi dan konsultasi dengan pihak-pihak terkait

Oleh karena proses penyusunan RAPBS sangat rumit, maka diperlukan pembinaan dan konsultasi yang intensif dari pihak terkait, misalnya Dinas Pendidikan Kota/Kabupaten. Konsultansi semacam itu penting untuk semua aspek manajemen sekolah, akan tetapi jauh lebih penting berkaitan dengan proses penganggaran. Namun sayangnya, persoalan kurangnya pembinaan dan konsultasi ini paling sering dijumpai di berbagai tempat.

Kurangnya konsultasi dan komunikasi tersebut dapat terjadi pada dua periode: (a) tahap awal, dan (2) tahap setelah usulan anggaran dikirimkan ke pihak yang lebih atas (Dinas Pendidikan atau Yayasan). Persoalan yang sering terjadi pada tahap awal adalah kurangnya informasi yang diperoleh sekolah mengenai kebijakan anggaran yang berlaku di suatu wilayah dimana sekolah berada. Kebijakan dimaksud dapat mencakup jumlah dan alokasi anggaran, prosedur dan mekanisme perencanaan dan pengusulan anggaran, dan parameter-parameter pengelolaan keuangan lainnya. Bahkan sering dialami sampai dengan saat tahun pelajaran telah berlangsung, pihak sekolah belum mendapatkan gambaran yang pasti mengenai informasi-informasi tersebut. Sekolah juga sering menerima informasi yang penuh ketidak-pastian mengenai kebijakan anggaran daerah atau pusat.

Persoalan komunikasi sering juga terjadi saat usulan anggaran sekolah telah diserahkan kepada pengambil keputusan di tingkat yang lebih tinggi. Modifikasi mata anggaran, pemangkasan alokasi anggaran, atau perubahan-perubahan lain sering dilakukan oleh pengambil keputusan itu tanpa dikomunikasikan lebih dahulu dengan sekolah.

Persolan rendahnya derajat komunikasi juga dapat terjadi karena kurangnya inisiatif sekolah untuk berkonsultasi dengan pihak di atasnya. Selain itu berbagai tekanan yang berasal dari pihak-pihak di luar Dinas Pendidikan, seperti Dewan Pendidikan, Kepala Daerah, DPRD, dan pihak-pihak lain juga sering membuat pihak Dinas Pendidikan terpaksa melakukan perubahan usulan anggaran sekolah tanpa memiliki cukup waktu untuk membahasnya dengan sekolah pengusul. Satu-satunya cara yang dapat ditempuh untuk mengatasi persoalan komunikasi tersebut adalah  pihak sekolah harus selalu proaktif untuk mendapatkan informasi yang cukup mengenai parameter-parameter penganggaran yang harus dijadikan pegangan dalam proses penyusunan RAPBS dan juga terus memantau perkembangan proses penetapan anggaran yang telah diserahkan kepada pengambil keputusan tersebut.

BAB IV
PELAKSANAAN PEMBELANJAAN DAN PEMBUKUAN KEUANGAN SEKOLAH

 

  1. Pembelanjaan Keuangan Sekolah

Pelaksanaan kegiatan pembelanjaan keuangan mengacu kepada perencanaan yang telah ditetapkan. Mekanisme yang ditempuh di dalam pelaksanaan kegiatan harus benar, efektif dan efisien. Pembukuan uang yang masuk dan keluar dilakukan secara cermat dan transparan. Untuk itu tenaga yang melakukan pembukuan dipersyaratkan menguasai teknis pembukuan yang benar sehingga hasilnya bisa tepat dan akurat.

Penggunaan anggaran memperhatikan asas umum pengeluaran negara, yaitu manfaat penggunaan uang negara minimal harus sama apabila uang tersebut dipergunakan sendiri oleh masyarakat. Asas ini tercermin dalam prinsip-prinsip yang dianut dalam pelaksanaan Anggaran Pendapatan Belanja Negara, seperti prinsip efisien, pola hidup sederhana, dan sebagainya. Setiap melaksanakan kegiatan yang memberatkan anggaran belanja, ada ikatan-ikatan yang berupa: pembatasan-pembatasan, larangan-larangan, keharusan-keharusan dan prinsip-prinsip yang harus diperhatikan setiap petugas yang diberi wewenang dan kewajiban mengelola uang negara.

Ketentuan yang berupa pembatasan dan larangan-larangan terdapat dalam peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan negara antara lain: Undang-Undang Perbendaharaan Negara pasal 24, 28,30, yaitu pengeluaran yang melampaui kredit anggaran atau tidak tersedia anggarannya, tidak boleh terjadi. Kredit-kredit yang disediakan dalam anggaran tidak boleh ditambah baik langsung maupun tidak langsung karena adanya keuntungan bagi negara. Barang-barang milik negara berupa apapun tidak boleh diserahkan kepada mereka yang mempunyai tagihan terhadap negara. Ketentuan-ketentuan tersebut pada hakikatnya mengacu pada hal yang sama yaitu membatasi penggunaan anggaran oleh pemerintah dalam jumlah seperti yang diterapkan tercantum dalam anggaran dan hanya untuk kegiatan seperti yang dimaksud dalam kedit anggaran masing-masing (Widjanarko, Sahertian, 1996/1997).

Di dalam bab IX pasal 62 Peraturan Pemerintah No 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan disebutkan standar pembiayaan meliputi:

  1. Pembiayaan pendidikan terdiri atas biaya investasi, biaya operasi, dan biaya personal.
  2. Biaya investasi satuan pendidikan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi biaya penyediaan sarana dan prasarana, pengembangan sumberdaya manusia, dan modal kerja tetap.
  3. Biaya personal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi biaya pendidikan yang harus dikeluarkan oleh peserta didik untuk bisa mengikuti proses pembelajaran secara teratur dan berkelanjutan.
  4. Biaya operasi satuan pendidikan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:

a.    Gaji pendidik dan tenaga kependidikan serta segala tunjangan yang melekat pada gaji,

b.    bahan atau peralatan pendidikan habis pakai, dan

c.    biaya operasi pendidikan tak langsung berupa daya, air, jasa telekomunikasi, pemeliharaan sarana dan prasarana, uang lembur, transportasi, konsumsi, pajak, asuransi, dan lain sebagainya.

5.    Standar biaya operasi satuan pendidikan ditetapkan dengan Peraturan Menteri berdasarkan usulan BSNP.

Penjabaran program di tingkat sekolah mengacu pada standar minimal yang telah disebutkan di atas

Di tingkat nasional, alokasi anggaran pemerintah terdiri dari anggaran rutin dan pembangunan. Sebagian besar anggaran rutin di Departemen Pendidikan Nasional digunakan untuk membayar gaji guru dan pegawai. Hasil penelitian Dedi Supriyadi di tahun 1998/1999 sampai dengan 2000/2001 yang ditulis di tahun 2004 menyebutkan 74-78% dari total anggaran RAPBS SMA Negeri digunakan untuk membayar gaji guru dan pegawai , selebihnya untuk non-gaji terutama untuk membiayai kegiatan belajar mengajar . Di SMK Negeri 78-80% dari total anggaran RAPBS digunakan untuk membayar gaji guru dan pegawai , selebihnya untuk non-gaji terutama untuk membiayai kegiatan belajar mengajar. Dibandingkan dengan SMA Negeri, proporsi anggaran untuk SMK Negeri lebih tinggi yang disebabkan antara lain oleh lebih banyaknya jumlah guru dan pegawai di SMK Negeri bila dibandingkan dengan di SMA Negeri.

Kesimpulan yang bisa diambil dari temuan tersebut, sebagian besar anggaran yang ditetapkan di RAPBS, baik SMA Negeri maupun SMK Negeri terserap untuk gaji guru dan karyawan di sekolah. Sedangkan sebagian kecil lainnya untuk membiayai kegiatan pembelajaran dan kegiatan lainnya.

Pelaksanaan pengeluaran anggaran di sekolah disesuaikan dengan sumbernya, yaitu dana rutin, OPF, BP3 dan sebaginya. Contoh rincian penggunaan anggaran tersebut diuraikan sebagai berikut:

Anggaran rutin digunakan untuk:

  1. gaji dan tunjangan                                             (M.a. 5110)
  2. tunjangan beras                                                 (M.a. 5120)
  3. uang lembur                                                        (M.a. 5150)
  4. keperluan sehari-hari perkantoran                 (M.a. 5210)
  5. inventaris kantor                                                 (M.a. 5220)
  6. langganan daya dan jasa                                 (M.a. 5230)
  7. pemeliharaan gedung kantor                           (M.a. 5310)
  8. lain-lain yang berupa pengadaan kertas dll  (M.a. 5250)
  9. lain-lain yang berupa pemeliharaan/ perbaikan ruang kelas/gedung sekolah                                                                               (M.a. 5350)

Anggaran OPF digunakan untuk:

  1. kegiatan operasional pendidikan (misal pengadaan tinta , kertas, buku pegangan guru, bahan praktek, pelaksanaan kegiatan ekstra kurikuler, pembelian buku perpustakaan, pengadaan lemari buku, pengadaan alat praktek keterampilan).
  2. Kegiatan perawatan (misal pemeliharaan mesin ketik, komputer, overhead projector, mesin stensil).

Sedang untuk dana BP3 dan dana dari unit usaha sekolah dipergunakan untuk:

  1. menunjang kegiatan rutin
  2. pembangunan gedung
  3. pembelian peralatan.

Apabila dirinci anggaran tersebut digunakan untuk:

  1. Kegiatan peningkatan mutu pendidikan, antara lain peningkatan kemampuan profesional, supervisi pendidikan, dan evaluasi.
  2. Kegiatan ekstra-kurikuler, antara lain usaha kesehatan sekolah (UKS), pramuka, olahraga, kreativitas seni.
  3. Bahan pengajaran praktek, keterampilan, antara lain penambahan sarana pengajaran, bahan praktek.
  4. Kesejahteraan Kepala Sekolah, guru dan pegawai.
  5. Pembelian peralatan kantor dan alat tulis kantor.
  6. Pengembangan perpustakaan.
  7. Pembangunan sarana fisik sekolah.
  8. Biaya listrik, telepon, air dan surat menyurat.
  9. Dana sosial seperti bantuan kesehatan, pakaian seragam.
  10. Biaya pemeliharaan gedung, pagar dan pekarangan sekolah.

Selanjutnya melalui Kebijakan Pemerintah yang ada, di tahun 2007 dalam pengelolaan keuangan dikenal sumber anggaran yang disebut Dana Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA). DIPA meliputi Administrasi Umum, penerimaan dari pajak, alokasi dari pemerintah yang bersumber dari APBN,dan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) yang bersumber dari dana masyarakat. Sumber dana DIPA digunakan untuk:

1.    Belanja Pegawai, berupa:

-    Pengelolaan Belanja Gaji dan Honorarium

2.    Belanja Barang, berupa:

-    Penyelenggaraan Operasional Perkantoran

-    Perawatan Gedung Kantor

-    Perawatan Sarana Prasarana Kantor

-    Pembinaan Administrasi dan Pengelolaan Keuangan

-    Penyusunan Program Kerja / Rencana Kerja

-    Pengembangan Sistem Apresiasi Keuangan

-    Penelitian dan Pengembangan Ilmu dan Teknologi

-    Peningkatan tata Ketentuan dan SDM

3.    Belanja Modal, berupa:

-    Pembangunan gedung Pendidikan

-    Pengelolaan Kendaraan

-    Penyediaan Sarana Prasarana

-    Peningkatan Kualitas dan Kapasitas Unit Dasar

4.    Belanja Bantuan Sosial

-    Beasiswa

-    Peningkatan SDM

Pengeluaran anggaran tersebut dilaksanakan dengan memperhatikan jenis mata anggaran keluaran (MAK) sebagai berikut:

1.    Belanja Pegawai

MAK   511111         Belanja Gaji Pegawai

MAK   512311         Belanja Honorarium Pegawai

2.    Belanja Barang

MAK   521111         Keperluan Sehari-Hari Perkantoran

MAK   521114         Belanja Barang ATK

MAK   522111         Langganan Daya dan Jasa

MAK   523111         Pemeliharaan Gedung Kantor

MAK   523121         Pemeliharaan Peralatan dan Mesin

MAK   524111         Biaya Perjalanan Dinas

3.    Belanja Modal

MAK   532111         Belanja Modal Peralatan dan Mesin

MAK   533111         Belanja Modal Gedung dan Bangunan

4.    Belanja Sosial

MAK   571111        Belanja bantuan sosial, berupa Penyediaan Beasiswa dan peningkatan Sumber Daya Manusia

Dalam rangka peningkatan mutu pendidikan di sekolah, perlu pengelolaan sumber daya terpadu antara sumber daya manusia, sarana dan prasarana serta dana. Ketiganya saling terkait satu sama lain. Dalam hal ini kepala sekolah dituntut untuk mengatur keuangan sekolah dengan sebaik-baiknya sehingga tidak ada kegiatan yang semestinya mendapat prioritas pendanaan tapi tidak memperoleh anggaran.

Selanjutnya Bendaharawan sekolah dalam mengelola keuangan hendaknya memperhatikan beberapa hal berikut ini :

  1. Hemat dan sesuai dengan kebutuhan
  2. Terarah dan terkendali sesuai dengan rencana
  3. Tidak diperkenankan untuk kebutuhan yang tidak menunjang proses belajar mengajar, seperti ucapan selamat, hadiah, pesta.

Berkaitan dengan hal tersebut, perlu diterapkan manajemen yang tertib meliputi tertib program, tertib anggaran, tertib administrasi, tertib pelaksanaan, dan tertib pengendalian dan pengawasan.

  1. Penyelenggaraan Pembukuan Keuangan Sekolah yang Transparan

Transaksi penerimaan dan pengeluaran uang yang dilakukan oleh bendaharawan sekolah senantiasa terjadi dari hari ke hari. Agar semuanya bisa lancar maka setiap pemasukan dan pengeluaran keuangan hendaknya dicatat dan dibukukukan secara tertib sesuai dengan pedoman dan peraturan yang berlaku. Untuk itu salah satu tugas dari bendaharawan sekolah adalah mengadakan pembukuan keuangan sekolah.

Sesuai dengan peraturan yang berlaku, orang atau badan yang menerima, menyimpan, dan membawa uang atau surat-surat berharga milik negara diwajibkan membuat catatan secara tertib dan teratur. Peraturan yang perlu dipahami dalam pengelolaan keuangan antara lain:

Undang-undang Dasar RI Tahun 1945

1.    Undang-undang

-    Nomor 20 tahun 1997, tentang Penerima PNBP

-    Nomor 17 tahun 2003, tentang Keuangan Negara

-    Nomor 1 tahun 2004, tentang Perbendaharaan Negara

2.    Peraturan Pemerintah

-    Nomor 12 tahun 1997, tentang Jenis dan Penyetoran PNBP

-    Nomor 73 tahun 1999, tentang tatacara Penggunaan sebagian Dana PNBP yang bersumber dari kegiatan tertentu

-    Nomor 1 tahun 2004, tentang tatacara Penyetoran Rencana dan Pelaporan Realisasi PNBP

-    Nomor 21 tahun 2004, RKAKL

-    Nomor 80 tahun 2005, tentang Pemeriksaan PNBP

3.    Keputusan Presiden

-    Nomor 17 tahun 2000, tentang APBN

-    Nomor 42 tahun 2002, tentang Pedoman Pelaksanaan APBN

-    Nomor 80 tahun 2003, tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang Jasa Pemerintah

4.    Peraturan Presiden

-    Nomor 8 tahun 2006, tentang Perubahan atas Keputusan Presiden Nomor 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah

5.    Peraturan Menteri Keuangan

-    Nomor 55 / PMK. 2 / 2006, tentang Petunjuk dan Pengesahan RKAKL

Berdasarkan pada peraturan yang ada maka kepala kantor, satuan kerja, pimpinan proyek, bendaharawan, dan orang atau badan yang menerima, menguasai uang negara wajib menyelenggarakan pembukuan. Sekolah sebagai penerima uang dari berbagai sumber juga harus mengadakan pembukuan. Pembukuan yang lengkap mencatat berbagai sumber dana beserta jumlahnya, dan distribusi penggunaannya secara rinci. Kalau ada beban pajak yang harus dikeluarkan juga harus disetor sesuai aturan yang berlaku.

Pembukuan setiap transaksi yang berpengaruh terhadap penerimaan dan pengeluaran uang wajib dicatat oleh bendaharawan dalam Buku Kas. Buku Kas bisa berupa Buku Kas Umum(BKU) dan Buku Kas Pembantu(BKP). BKU merupakan buku harian yang digunakan untuk mencatat semua penerimaan dan pengeluaran uang atau yang disamakan dengan uang. BKP merupakan buku harian yang digunakan untuk membantu pencatatan semua penerimaan dan pengeluaran uang menurut jenis sumber pembiayaan. Pencatatan di BKU dan BKP dilakukan sepanjang waktu setiap ada transaksi penerimaan dan pengeluaran uang. Pembukuan dilakukan di BKU, kemudian pada BKP. BKU dan BKP ditutup setiap akhir bulan atau sewaktu-waktu jika dianggap perlu, misalnya setelah ada pemeriksaan oleh petugas yang berwenang, pada waktu serah terima dari pejabat lama ke pejabat baru baik kepala sekolah maupun bendaharawan pemegang BKU dan BKP.

Berdasarkan narasi di atas, maka pembukuan anggaran baik penerimaan maupun pengeluaran harus dilakukan secara tertib, teratur, dan benar. Pembukuan yang tertib, akan mudah diketahui perbandingan antara keberadaan sumber daya fisik dan sumber daya manusia. Setiap saat pembukuan harus dapat menggambarkan mutasi yang paling akhir. Dari pembukuan yang baik, tertib, teratur, lengkap, dan “up to date” akan dapat disajikan pelaporan yang baik, lengkap, dan bermanfaat. Pembuatan laporan dilakukan secara teratur dan periodik dan dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Selanjutnya untuk menunjang terlaksananya pengelolaan keuangan yang baik, kepala sekolah hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

  1. Perlengkapan administrasi keuangan, yaitu sekolah memiliki tempat khusus untuk menyimpan perlengkapan administrasi keuangan, memiliki alat hitung, dan memiliki buku-buku yang dibutuhkan.
  2. RAPBS, yaitu sekolah memiliki RAPBS yang telah disyahkan oleh Kepala Sekolah, Ketua Komite Sekolah, serta pejabat yang berwenang misalnya Kepala Dinas Pendidikan setempat, serta memiliki program penjabarannya sebagai acuan dalam setiap penggunaan dan pelaporan keuangan sekolah.
  3. Pengadministrasian keuangan, yaitu sekolah memiliki catatan logistik (uang dan barang) sesuai dengan mata anggaran dan sumber dananya masing-masing, sekolah memiliki buku setoran ke Bank/KPKN/yayasan, memiliki daftar penerimaan gaji/honor guru dan tenaga kerja lainnya, dan yang terakhir sekolah memiliki laporan keuangan triwulan dan tahunan (dikembangkan dari Ditdiknas,1995/1996)

Untuk melaksanakan tugas tersebut maka di tiap lembaga pendidikan memiliki pengelola keuangan yang disebut Bendaharawan. Bendaharawan adalah orang yang diberi tugas penerimaan, penyimpanan, dan pembayaran atau penyerahan uang atau kertas berharga. Bendaharawan berkewajiban mengirimkan kepada Badan Pemeriksa Keuangan(BPK) tentang perhitungan mengenai pengurusan yang dilakukan. Bendaharawan sekolah memiliki tugas menerima, mencatat dan mengeluarkan keuangan sesuai dengan anggaran yang disetujui kepala sekolah. Pengurusan kebendaharawanan yang dilakukan oleh bendaharawan dalam bentuk perbuatan menerima, menyimpan, dan membayar atau menyerahkan uang atau kertas berharga dan barang-barang, baik milik negara maupun milik pihak ketiga yang pengurusannya dipercayakan kepada negara.

Di tiap sekolah ada beberapa bendaharawan. Menurut objek pengurusan- nya ada dua macam bendaharawan, yaitu bendaharawan uang dan bendaharawan barang. Bendaharawan uang membukukan keuangan sesuai dengan sumber yang diterima sekolah, misalnya bendaharawan rutin, SPP-DPP, OPF, BP3, dan sebagainya. Disamping itu ada bendaharawan barang yang bertugas menerima pembelian barang dan bahan habis pakai, misalnya alat tulis kantor.

Menurut sifat tugasnya ada dua macam bendaharawan uang, yaitu bendaharawan umum dan bendaharawan khusus.

  1. Bendaharawan umum adalah bendaharawan yang diserahi tugas pengurusan kebendaharawanan seluruh penerimaan dan pengeluaran dalam pelaksanaan APBN.
  2. Bendaharawan khusus adalah bendaharawan yang diserahi tugas pengurusan kebendaharawanan uang di setiap instansi yang mempunyai anggaran. Bendaharawan khusus terdiri dari bendaharawan khusus penerimaan dan bendaharawan khusus pengeluaran.
    1. Bendaharawan khusus penerimaan.

Bendaharawan ini diserahi tugas pengurusan kebendaharawanan Uang khusus penerimaan negara saja dalam pelaksanaan APBN. Bendaharawan tersebut merupakan mata rantai penghubung antara pihak pembayar/ wajib bayar pendapatan negara tertentu dengan kas negara.

  1. Bendaharawan khusus pengeluaran.

Bendaharawan ini diserahi tugas pengurusan kebendaharawanan Uang khusus pengeluaran negara saja dalam pelaksanaan APBN.

BAB V
PENGAWASAN,  PELAPORAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN SEKOLAH

 

  1. Konsep Pengawasan Keuangan Sekolah

Pengawasan keuangan di sekolah dilakukan oleh kepala sekolah dan instansi vertikal di atasnya, serta aparat pemeriksa keuangan pemerintah. Terkait dengan pengawasan dari luar sekolah, kepala sekolah bertugas menggerakkan semua unsur yang terkait dengan materi pengawasan agar menyediakan data yang dibutuhkan oleh pengawas. Dalam hal ini kepala sekolah mengkoordinasikan semua kegiatan pengawasan sehingga kegiatan pengawasan berjalan lancar.

Kegiatan pengawasan pelaksanaan anggaran dilakukan dengan maksud untuk mengetahui: (a) kesesuaian pelaksanaan anggaran dengan ketentuan yang telah ditetapkan dan dengan prosedur yang berlaku, (b) kesesuaian hasil yang dicapai baik di bidang teknis administratif maupun teknis operasional dengan peraturan yang ditetapkan, (c) kemanfaatan sarana yang ada (manusia, biaya, perlengkapan dan organisasi) secara efesien dan efektif, dan (d) sistem yang lain atau perubahan sistem guna mencapai hasil yang lebih sempurna.

Tujuan pengawasan keuangan ialah untuk menjaga dan mendorong agar: (a) pelaksanaan anggaran dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah digariskan, (b) pelaksanaan anggaran sesuai dengan peraturan instruksi serta asas-asas yang telah ditentukan, (c) kesulitan dan kelemahan bekerja dapat dicegah dan ditanggulangi atau setidak-tidaknya dapat dikurangi, dan (d) pelaksanaan tugas berjalan efesien, efektif dan tepat pada waktunya.

  1. Langkah-langkah Pengawasan

Sebagaimana telah dikatakan bahwa pengawasan itu terdiri dari berbagai aktivitas yang bertujuan agar pelaksanaan menjadi sesuai dengan rencana. Dengan demikian pengawasan itu merupakan proses, yaitu kegiatan yang berlangsung secara berurutan.

Menurut Pigawahi (1985), proses pengawasan mencakup kegiatan berikut: pemahaman tentang ketentuan pelaksanaan dan masalah yang dihadapi, menentukan obyek pengawasan, menentukan sistem, prosedur, metode dan teknik pengawasan, menentukan norma yang dapat dipedomani, menilai penyelenggaraan, menganalisis dan menentukan sebab penyimpangan, menentukan tindakan korektif dan menarik kesimpulan atau evaluasi.

Sedangkan Kadarman dan Udaya (1992), Manullang (1990) maupun Swastha (1985) menyebutkan langkah pengawasan itu meliputi: menetapkan standar, mengukur prestasi kerja dan membetulkan penyimpangan. Dilakukannya penetapan standar, mengingat perencanaan merupakan tolok ukur untuk merancang pengawasan, maka hal itu berarti bahwa langkah pertama dalam pengawasan adalah menyusun rencana. Akan tetapi perencanaan memiliki tingkat yang berbeda dan pimpinan tidak mengawasi segalanya, maka ditentukan adanya standar khusus. Selanjutnya mengukur atau mengevaluasi prestasi kerja terhadap standar yang telah ditentukan dan membetulkan penyimpangan yang terjadi. Jika ada penyimpangan dapat segera dan cepat dilakukan pembetulan.

  1. Sasaran dan Jenis Pengawasan

1.    Sasaran Pengawasan

Sasaran pengawasan dapat dikelompokkan berdasarkan dimensi berikut ini.

  1. Dimensi kuantitatif, yaitu untuk mengetahui sampai seberapa jauh maksud program atau kegiatan dalam ukuran kuantitatif telah tercapai.
  2. Dimensi kualitatif, yaitu sampai seberapa jauh mutu dan kualitas pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan ukuran dan rencana.
  3. Dimensi fungsional, yaitu ukuran untuk mengetahui seberapa jauh kegiatan pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan tujuan atau fungsi yang telah direncanakan semula.
  4. Dimensi efisiensi, yaitu seberapa jauh kegiatan pelaksanaan pekerjaan dapat dikerjakan secara hemat dan cermat.

2.  Jenis Pengawasan

Pengawasan dapat dilakukan dalam beberapa jenis, yaitu:

  1. Berdasarkan subyeknya, meliputi:

1)     Pengawasan intern, yaitu pengawasan terhadap semua unit dan bidang kegiatan yang ada di dalam organisasi.

2)     Pengawasan ekstern, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparatur pengawasan dari luar organisasi yang mempunyai wewenang mengawasi.

  1. Berdasarkan waktunya, meliputi:

1)     Pengawasan terus menerus, yaitu pengawasan yang tidak tergantung pada waktu tertentu, lebih merupakan kegiatan pengawasan rutin.

2)     Pengawasan berkala, yaitu pengawasan yang dilakukan setiap jangka waktu tertentu, berdasarkan rencana yang ditujukan terhadap masalah umum.

3)     Pengawasan insidental, yaitu pengawasan yang dilaksanakan secara mendadak di luar rencana kerja rutin atau berdasarkan keperluan.

3.    Perangkat Aparat Pengawasan Negara

a.    Aparat pengawasan fungsional konstitusional

Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) merupakan lembaga tinggi negara yang bertugas memeriksa pertanggungjawaban keuangan negara. BPK memeriksa tanggung jawab pemerintah tentang keuangan yang terlepas dari pengaruh dan kedudukan pemerintah sebagai penguasa dalam pengurusan keuangan negara.

b.    Aparat pengawasan fungsional pemerintah

1)      Badan Pengawas Keuangan dan Pembangunan (BPKP)

2)      Inspektorat Jenderal Departemen/ Lembaga Pemerintahan Non-departemen (ITJEN). Instansi ini bertugas:

a)      melakukan pemeriksaan terhadap semua unsur/instansi di lingkungan departemen.

b)      melakukan pengujian serta penilaian atas laporan berkala atau sewaktu-waktu dari setiap unsur/ instansi di lingkungan departemen.

c)      melakukan pengusutan mengenai kebenaran laporan atau tentang hambatan, penyimpangan, penyalahgunaan wewenang di bidang administrasi atau keuangan yang dilakukan oleh unsur/ instansi di lingkungan departemen.

d)      melakukan pemeriksaan dalam rangka opstib.

3)      Aparat Pengawasan Lainnya

a)      Aparat Pengawasan Melekat

Pengawasan melekat dilakukan oleh pimpinan/ atasan langsung dari unit/ satuan organisasi kerja terhadap bawahan .

b)      Aparat Pengawasan Proyek Sektoral Tugas aparat ini antara lain:

(1)   melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan proyek-proyek pembangunan yang meliputi proyek-proyek dalam rangka program sektoral

(2)   melakukan penelitian dan peninjauan pada proyek-proyek tersebut diatas dan menyampaikan laporan atas hasil tugasnya.

Pengawasan keuangan memiliki fungsi mengawasi perencanaan keuangan dan pelaksanaan penggunaan keuangan. Walaupun perencanaan yang baik telah ada, yang telah diatur dan digerakkan, belum tentu tujuan dapat tercapai, sehingga masih perlu ada pengawasan. Pada dasarnya pengawasan merupakan usaha sadar untuk mencegah kemungkinan-kemungkinan penyimpangan pelaksanaan dari rencana yang telah ditetapkan. Apakah pelaksananya telah tepat dan telah menduduki tempat yang tepat, apakah cara bekerjanya telah betul dan aktivitasnya telah berjalan sesuai dengan pola organisasi. Kalau terdapat kesalahan dan penyimpangan, maka segera diperbaiki. Oleh sebab itu setiap manajer pada setiap tingkatan organisasi berkewajiban melakukan pengawasan.

Untuk melakukan pengawasan yang tepat, kepala sekolah dituntut untuk memahami pekerjaan yang dilakukan oleh pelaksana administrasi keuangan, memahami peraturan pemerintah yang mengatur penggunaan dan pertanggungjawaban serta pengadministrasian uang negara, yang antara lain:(1) kelengkapan administrasi keuangan (DIK/DIP/DIPA, buku kas umum, buku register SPM, buku pembantu, (2) cara menghitung pajak, batas pembelian kena pajak, PPh, PPN.

Pengawasan merupakan salah satu fungsi organisasi yang bermaksud untuk menjaga agar segala kegiatan pelaksanaan senantiasa sesuai dengan perencanaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pengawasan kegiatan harus disesuaikan dengan: (a) ketentuan atau peraturan yang berlaku, (b) kebijakan pimpinan dan (c) kondisi setempat.

Pemeriksaan merupakan bagian dari pengawasan, yaitu tindakan membandingkan antara keadaan yang sebenarnya dengan keadaan yang seharusnya.. Pemeriksaan kas adalah suatu tindakan membandingkan antara saldo kas baik berupa uang tunai, kertas berharga maupun giral yang berada dalam pengurusan pemegang kas dengan tata usahanya. Petugas pemeriksaan harus mempunyai persyaratan antara lain:

  1. Integritas, yaitu kepribadian yang dilandasi unsur kejujuran, keberanian, kebijaksanaan, dan bertanggung jawab sehingga menimbulkan kepercayaan dan rasa hormat.
  2. Objektivitas, yaitu kemampuan untuk menyampaikan apa adanya, tanpa dipengaruhi oleh pendapat pribadi.
  3. Keahlian, yaitu suatu kemampuan khusus yang dimiliki seseorang yang diakui mampu dalam teori dan praktek untuk melaksanakan tugas.
  4. Kemampuan teknis, yaitu kesanggupan dan kecakapan seseorang dalam melaksanakan tugas.

4.    Pelaksanaan Pemeriksaan Kas Bendaharawan

Pemeriksaan kas dilakukan untuk mengetahui pengurusan, pembukuan, pencatatan, penyimpanan uang kas, pengaturan dokumen keuangan apakah sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku. Prosedur pemeriksaan kas:

  1. Pemeriksa memperlihatkan Surat Tugas dan Tanda Bukti Diri yang diperlihatkan kepada Bendaharawan yang bersangkutan.
  2. Melaksanakan penghitungan semua isi brankas di hadapan Bendaharawan(kas tunai dan surat berharga yang diizinkan), serta bukti dokumen mengenai uang yang ada di bank yang dilengkapi dengan Bukti Saldo Rekening Koran
  3. Melakukan penutupan Buku Kas Umum untuk menetapkan Saldo Kas
  4. Membuat Berita Acara Pemeriksaan Kas yang merupakan hasil Kas opname dan penjelasan jika ditemukan perbedaan Kas yang ditandatangani oleh Pemeriksa dan Bendaharawan.
  5. Mengisi Daftar Pemeriksaan Kas pada halaman terakhir Buku Kas Umum.

5.    Pemeriksaan Tatausaha Keuangan Bendaharawan

  1. Prosedur Pemeriksaan:

1)    Memeriksa apakah seluruh transaksi telah dicatat ke dalam Buku Kas Umum maupunke dalam Buku Kas Pembantu secara tepat jumlah dan tepat waktu.

2)    Meneliti apakah seluruh pencatatan telah didukung dengan bukti yang sah dan lengkap

3)    Memeriksa apakah dokumen/ data yang berhubungan dengan keuangan telah disampaikan dan dicatat secara tertib.

  1. Langkah kerja pemeriksaan organisasi

1)    Pemeriksa meminta fotokopi SK Pengangkatan bendaharawan Belanja Rutin dan atasan langsung Bendaharawan Belanja Rutin.

2)    Periksa apakah Bendaharawan merangkap jabatan yang dilarang dalam pasal 78 ICW

3)    Dapatkan struktur organisasi keuangan dan perlengkapan, serta teliti apakah telah ada uraian tugas yang mencerminkan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang jelas.

  1. Langkah kerja pemeriksaan bukti/ data keuangan

1)    Meneliti kesesuaian pembayaran atas pengadaan barang/ pekerjaan pemeliharaan dengan rencana dan kebutuhan masing-masing unit kerja dengan memperhatikan efisiensi dan efektivitas

2)    Mengelompokkan cara pelaksanaan barang/ pekerjaan pemeliharaan untuk memeriksa kebenaran prosedur.

3)    Meneliti apakah ada pengadaan yang dipecah-pecah untuk menghindari pelelangan.

4)    Memeriksa apakah rekanan yang melaksanakan pengadaan barang, pekerjaan pemeliharaan telah memenuhi syarat untuk pekerjaan yang dilaksanakan.

5)    Memeriksa apakah SPK/ kontrak telah memenuhi syarat

6)    Memeriksa apakah dalam setiap pengadaan barang/ pekerjaan pemeliharaan telah menggunakan barang/jasa hasil produksi dalam negeri sepanjang telah dapat diproduksi dalam negeri.

7)    Memeriksa apakah harga barang/ pekerjaan sudah merupakan harga yang paling rendah dan menguntungkan bagi negara.

8)    Memeriksa apakah penerimaan barang, penyelesaian pekerjaan dibuatkan berita acara penerimaan penerimaan barang/penyelesaian pekerjaan

9)    Memeriksa apakah bukti pembayaran/ kuitansi telah memenuhi syarat.

  1. Langkah Kerja Pemeriksaan Fisik:

1)    Memeriksa apakah pelaksanaan pengadaan barang/ pekerjaan telah sesuai dengan SPK/ kontrak yang bersangkutan, yaitu dari segi kuantitas, kualtas, jenis, spesifikasi, waktu penyerahan barang/ penyelesaian pekerjaan.

2)    Jika dari temuan tersebut terjadi ketidaksesuaian, maka tentukan siapa yang bertanggung jawab atas kerugian negara tersebut.

3)    Jika terjadi kelambatan penyerahan barang/ pekerjaan, periksalah apakah telah dipungut dendanya sesuai dengan SPK yang bersangkutan

  1. Langkah kerja Pemeriksaan Pungutan Pajak

1)    Meneliti apakah Bendaharawan telah melakukan kewajibannya memungut PPh pasal 21 atas honorarium yang dikeluarkan.

2)    Meneliti apakah Bendaharawan telah melakukan kewajibannya memungut PPh pasal 22 atas penyerahan barang/ jasa yang dilakukan.

3)    Meneliti apakah Bendaharawan telah melakukan kewajibannya memungut PPN dari pengusaha Kena Pajak

4)    Meneliti apakah Bendaharawan telah menyetorkan hasil pungutan tersebut ke kas negara secara tepat waktu.

  1. Langkah kerja Pemeriksaan Pengawasan Atasan Langsung

1)    Memeriksa apakah atasan Langsung Bendaharawan telah melakukan pemeriksaan kas terhadap Bendaharawan sedikitnya tiga bulan sekali.

2)    Meneliti apakah pejabat yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan perlengkapan telah melakukan pemeriksaan penyimpanan barang inventaris yang dikelolanya, baik secara langsung melihat fisik barangnya maupun melalui pembukuannya.

Pemeriksaan kas sewaktu-waktu dan penutupan buku kas umum secara bulanan merupakan tanggung jawab kepala sekolah. Pemeriksaan kas ini didasarkan pada buku kas umum yang dipergunakan oleh bendaharawan untuk mencatat transaksi kas yang menjadi tanggung jawab kepala sekolah. Adapun beberapa poin yang perlu diperhatikan dalam pemeriksaan kas adalah: (1) periksa bukti-bukti pengeluaran. (2) sisa kas apakah sama dengan sisa di buku kas umum. Sisa kas terdiri dari uang tunai, saldo di bank, surat berharga lainnya. (3) setelah selesai pemeriksaan kas maka perlu dibuat Register Penutupan Kas. (4) Buku Kas Umum ditutup dan ditandatangani oleh Bendaharawan dan Kepala Sekolah.

  1. Pelaporan dan Pertanggungjawaban Keuangan Sekolah

Penerimaan dan pengeluaran keuangan sekolah harus dilaporkan dan dipertanggungjawabkan secara rutin sesuai peraturan yang berlaku. Pelaporan dan pertanggungjawaban anggaran yang berasal dari orang tua siswa dan masyarakat dilakukan secara rinci dan transparan sesuai dengan sumber dananya. Pelaporan dan pertanggungjawaban anggaran yang berasal dari usaha mandiri sekolah dilakukan secara rinci dan transparan kepada dewan guru dan staf sekolah. Pertanggungjawaban anggaran rutin dan pembangunan dilakukan dengan memperhatikan ketentuan sebagai berikut:

1.   Selambat-lambatnya tanggal 10 setiap bulan Bendaharawan mengirimkan Surat Pertanggungjawaban(SPJ) kepada Walikota/ Bupati melalui Bagian Keuangan Sekretariat Daerah.

2.   Apabila tanggal 10 bulan berikutnya SPJ belum diterima oleh Bagian KeuanganSekretariat Daerah maka tanggal 11 dikirimkan Surat Peringatan I.

3.   Apabila sampai dengan tanggal 20 bulan berikutnya SPJ juga belum dikirimkan pada Bagian Keuangan Sekretariat Daerah, maka dibuatkan Surat Peringatan II.

4.   Kelengkapan Lampiran SPJ:

  1. Surat pengantar
  2. Sobekan BKU lembar 2 dan 3
  3. Daftar Penerimaan dan Pengeluaran per pasal/komponen
  4. Daftar Penerimaan dan Pengeluaran UUDP
  5. Laporan Keadaan Kas Rutin/ Pembangunan (LKKR/LKKP) Tabel I dan II
  6. Register penutupan Kas setiap 3 bulan sekali.
  7. Fotokopi SPMU Beban Tetap dan Beban Sementara
  8. Fotokopi Rekening Koran dari bank yang ditunjuk.
  9. Daftar Perincian Penerimaan dan Pengeluaran Pajak(Bend.15)
  10. Bukti Setor PPN/PPh 21,22,23 (fotokopi SSP)
  11. Daftar Realisasi Penerimaan dan Pengeluaran Pajak
  12. Bukti Pengeluaran /kuitansi asli dan lembar II beserta dengan bukti pendukung lainnya, disusun per digit/ komponen.

 5. Bukti Pendukung/ Lampiran SPJ

  1. Biaya perjalanan dinas dilampiri

-          Kuitansi/ bukti pengeluaran uang

-          Surat Perintah Tugas(SPT)

-          Surat Perintah Perjalanan Dinas(SPPD) lembar I dan II

  1. Penunjukan langsung barang dan jasa

-       Sampai dengan Rp 1.000.000,- dilampiri kuitansi dan faktur pajak

-       pembelian diatas Rp 1.000.000,- sampai dengan Rp 5.000.000,- dilampiri: Surat penawaran, Surat Pesanan, Kuitansi, faktur pajak, berita acara serah terima/ penyelesaian pekerjaan.

-       Diatas Rp 5.000.000,- sampai dengan Rp 15.000.000,- dilampiri: Surat penawaran, Surat Penunjukan Pelaksanaan Pekerjaan, Surat Perintah Kerja(SPK), Berita acara Pemeriksaan Barang, kuitansi, faktur/nota, berita acara serah terima/ penyelesaian pekerjaan. Pemimpin proyek/ Atasan Langsung Bendaharawan diwajibkan menyusun/ melampirkan OE/ HPS sebagai acuan melakukan negosiasi baik harga maupun kualitas barang/ jasa yang dibutuhkan.

  1. Beberapa Contoh Pembuatan Laporan dan Pertanggungjawaban Keuangan

1.         Contoh Laporan Bulanan Sumber Dana Administrasi Umum

LAPORAN BULANAN

REALISASI PENGGUNAAN ANGGARAN ……(nama lembaga) TAHUN …..

MENURUT MAK

SUMBER DANA : ADMINISTRASI UMUM

UNIT KERJA: ………….

BAGIAN BULAN:…………….

NO

MAK BARU

URAIAN

ALOKASI ANGGARAN

REALISASI PENGGUNAAN ANGGARAN

SALDO-(3- 6)

% REALISASI (6/3*100)

S.D. BLN LALU

BLN

INI

JUMLAH (4 + 5)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

512311 Belanja Vakasi            

2

521111 Belanja Keperluan Sehari-hari Perkantoran            

3

521114 Belanja Barang Untuk Pelaksanaan TUPOKSI            

4

522111 Belanja Langganan dan Daya            

5

523111 Belanja Biaya Pemeliharaan Gedung dan Bangunan            

6

523121 Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan dan Mesin            

7

524111 Belanja Perjalanan Biasa            

8

532111 Belanja Modal Peralatan dan Mesin            

9

533111 Belanja Modal Gedung dan Bangunan            

10

571111 Belanja Bantuan Sosial            
JUMLAH            

                                                                        ……….., 10 (bln berikutnya)

Koordinator PK, KPK, PUMK,

Nama                                     Nama                                                Nama

NIP                                         NIP                                        NIP

2. CONTOH LAPORAN BULANAN SUMBER DANA PNBP

LAPORAN BULANAN

REALISASI PENGGUNAAN ANGGARAN ……(nama lembaga)

TH 2007

MENURUT MAK

SUMBER DANA : ADMINISTRASI UMUM

UNIT KERJA: ………….

BAGIAN BULAN:…………….

NO MAK BARU URAIAN ALOKA SI ANGGARAN REALISASI PENGGUNAAN ANGGARAN SALDO (3 – 6) % REALISASI (6/3*100)
S.D. BLN LALU BLN INI JUMLAH (4 + 5)
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 512311 Belanja Vakasi            
2 521111 Belanja Keperluan Sehari-hari Perkantoran            
3 521114 Belanja Barang Untuk Pelaksanaan TUPOKSI            
4 522111 Belanja Langganan dan Daya            
5 523111 Belanja Biaya Pemeliharaan Gedung dan Bangunan            
6 523121 Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan dan Mesin            
7 524111 Belanja Perjalanan Biasa            
8 532111 Belanja Modal Peralatan dan Mesin            
9 533111 Belanja Modal Gedung dan Bangunan            
10 571111 Belanja Bantuan Sosial            
JUMLAH            

            ……., 10 (bln berikutnya)

Koordinator PK, KPK, PUMK,

Nama                                     Nama                                     Nama

NIP                                         NIP                                         NIP


DAFTAR RUJUKAN

 

Campbell, Roald F., Edwin M.Bridges, dan Raphael O.Nystrand. 1983. Introduction to Educational Administration. 5th edition. Boston: Allyn and Bacon, Inc

Departemen Pendidikan Nasional, Direktorat Jenderal Peningkatan Mutu Pendidik dan Tenaga Kependidikan, Direktorat Tenaga Kependidikan.

Departemen Pendidikan Nasional. 2002. Manajemen Keuangan. Materi Pelatihan Terpadu untuk Kepala Sekolah. Jakarta: Dirjen Dikdasmen, Direktorat Pendidikan Lanjutan Tingkat Pertama

Direktorat Pendidikan Dasar. 1995/1996. Pengelolaan Sekolah di Sekolah Dasar. Jakarta: Direktorat Pendidikan Dasar. Ditdikdasmen Depdikbud

Gorton, Richard A. & Schneider, Gail T. 1991. School-Based Leadership: Callenges and Opportunities. Dubuque, IA: Wm. C. Brown Publishers

Imron, Ali. 2004. Manajemen Keuangan Berbasis Sekolah. Dalam Maisyaroh dkk, 2004. Perspektif Manajemen Pendidikan Berbasis Sekolah. Malang: Penerbit Universitas Negeri Malang.

Kadarman, A.M. dan Udaya, Jusuf. 1992. Pengantar Ilmu Manajemen: Buku Panduan Mahasiswa. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 056/U/2001 tentang Pedoman Pembiayaan Penyelenggaraan Pendidikan di Sekolah. Jakarta: CV Tamita Utama

 Koontz, Harold dan O’Donnel, Cryill. 1984. Principles of Management: An Analysis of Managerial Functions. Third Edition. New York: McGraw-Hill Book Company.

Manullang, M. 1990. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Pemerintah Kota Malang. 2002. Kutipan Buku Pedoman Kerja dan Penekanan Tugas. Malang: Dinas Pendidikan Kota Malang

Peraturan Pemerintah No 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan

Supriadi, Dedi. 2004. Satuan Biaya Pendidikan Dasar dan Menengah. Bandung: PT Remaja Rosdakarya

Sutarsih, Cicih. Tanpa tahun. Administrasi Keuangan Skolah. Jakarta:

Swastha, Basu. 1985. Azas-azas Manajemen Modern. Yogyakarta: Liberty.

Timan, Agus, Maisyaroh, Djum Djum Noor Benty. 2000. Pengantar Manajemen Pendidikan. Malang: AP FIP Universitas Negeri Malang.

Undang-undang No 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. Jakarta: CV Tamita Utama

Undang-undang No 22 tahun 1999, yang direvisi dengan Undang-undang No 32 tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah

Widjanarko, M. dan Sahertian, P.A. 1996/1997. Manajemen Keuangan Sekolah. Bahan Pelatihan Manajemen Pendidikan bagi Kepala SMU se- Indonesia       di Malang

 

About these ads

1 Comment

  1. Ping-balik: Manajemen Perkantoran Modern Abstract Art CD-DVD MATERI PRESENTASI | CD-DVD MATERI PRESENTASI

Tinggalkan Balasan, sampaikan gagasan Anda di ruang komentar ini...

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s